Reprise de données
CRA ouverts et factures en cours à la bascule
Votre situation : Vous approchez de la date de bascule, avec des comptes rendus d’activité (CRA) non validés et des factures émises ou à émettre dans l’ancien logiciel.
Clôturez les CRA et émettez les factures du dernier mois dans l’ancien logiciel, puis reprenez seulement des soldes. Ne réémettez jamais une facture pour la faire entrer dans le nouvel outil. Si un CRA reste ouvert, créez une ligne d’écart datée avec un responsable. En cas de bascule imposée en plein mois, coupez à une date écrite et rapprochez les deux parties.
Notre avis
Clôturez et facturez dans l’ancien outil. Le nouveau commence avec des soldes, et les exceptions portent une ligne d’écart signée.
Pourquoi
- La coupure reste vérifiable : tout le mois d’avant est dans l’ancien outil.
- Un client ne reçoit pas deux fois la même facture.
- Les anomalies du mois restent visibles au lieu de se fondre dans la reprise.
Ce qui change le choix
Bascule en plein mois imposée : coupez le mois à une date écrite, et rapprochez les deux parties. Client qui valide tard : ligne d’écart, avec relance dans le nouvel outil et date limite.
L’ordre à suivre
- Clore et faire valider les CRA du dernier mois dans l’ancien outil.
- Émettre les factures correspondantes dans l’ancien outil.
- Reprendre les factures impayées en solde, sans les réémettre.
- Si un CRA reste ouvert, créer une ligne d’écart datée, avec un responsable.
Le dernier mois se termine là où il a commencé
Le CRA (compte rendu d’activité) d’avril se valide dans l’ancien outil, et la facture d’avril en sort. Vous gardez ainsi un seul dossier : le temps validé, la facture, le client. Annoncez aux consultants une date limite de saisie plus ferme que d’habitude, et aux clients une date de validation.
Certains cas résistent, comme une validation client qui arrive le 12 mai. Si l’ancien outil reste accessible, finissez dedans : c’est encore le plus simple. Sinon, notez le manque dans une ligne d’écart, décrite avec son exemple plus bas : mission, montant, raison, responsable et date de régularisation.
Ce que vous faites de chaque document
La tentation est de tout faire entrer. Le tableau rappelle la règle que nous conseillons.
| État à la bascule | Ce que vous faites | Ce qui entre dans le nouvel outil |
|---|---|---|
| CRA validé, facture émise | Rien de plus | Le solde client, si impayé |
| CRA validé, facture non émise | Émettre depuis l’ancien outil | Le solde client, une fois la facture émise |
| CRA saisi, en attente du client | Relancer, finir dans l’ancien outil si possible | Une ligne d’écart, sinon |
| CRA du sous-traitant, facture attendue | Rattacher l’achat à la mission | L’achat réalisé, facture à recevoir, dans les coûts engagés |
| Facture à corriger | Avoir depuis l’ancien outil si possible | Le solde après avoir |
La numérotation à prévoir avant la première facture
Service-Public rappelle que chaque facture porte un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue. Nous n’avons lu aucun texte qui décrive la façon de poursuivre cette séquence lors d’un changement de logiciel.
Notre conseil : notez le dernier numéro émis dans l’ancien outil, et faites partir le nouveau au numéro suivant dans la même série, ou dans une série définie avec votre expert-comptable. Vérifiez ce réglage sur un compte d’essai, car un numéro émis pour de vrai ne se reprend pas. Faites valider la solution avant le premier envoi.
Si votre société émet déjà des factures électroniques et applique la TVA à l’encaissement, ajoutez une question. Les données de paiement passent par le statut « Encaissée » sur la plateforme choisie pour l’émission. Demandez qui mettra ce statut à jour pour les factures émises avant la bascule.
Couper un mois en deux, si vous n’avez pas le choix
Voici un exemple fictif pour une consultante facturée 650 € HT par jour, sur un mois de 21 jours travaillés, avec une bascule le 15. L’ancien outil porte 10 jours, soit 6 500 €, et le nouveau 11 jours, soit 7 150 €. Le total de 13 650 € doit égaler le mois complet, et le CRA global signé par le client reste la pièce de référence.
Prenons maintenant un écart sur une autre mission fictive, à 640 € par jour. La facture porte 12 jours, le CRA finalement validé 12,5 jours. Il manque 0,5 jour, soit 320 €. La ligne d’écart porte la mission, le montant, la raison, le responsable et la date de régularisation. Pour revenir en arrière, il suffit de supprimer cette ligne et de refaire le rapprochement. Une facture déjà émise se corrige avec votre comptable, par un avoir si besoin.
Limites de cette page
Exemples fictifs. La poursuite de la numérotation et le traitement des factures à cheval relèvent de votre expert-comptable. Nous n’avons pas vérifié les réglages de numérotation de chaque logiciel. Les règles sur les données de paiement ne concernent pas toutes les factures.
Prochaine action
Annoncez la date limite des CRA du dernier mois, et finissez les factures dans l’ancien outil. Si un CRA reste ouvert, créez une ligne d’écart datée, avec un responsable. Notez le dernier numéro émis et vérifiez le réglage sur un compte d’essai avec des données fictives. En cas de bascule imposée en plein mois, écrivez la date de coupure, puis faites rapprocher les deux parties.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : la fiche Service-Public sur les mentions de facture, vérifiée le 11 août 2026, la doctrine fiscale sur les données de paiement et nos pages sur le CRA et les avoirs. Aucun texte lu ne décrit le passage d’un logiciel à un autre en cours de séquence de numérotation.
Le type indique s’il s’agit d’un fait cité, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Il n’atteste pas une lecture. Consultez le statut, la date et les limites des sources, puis vérifiez tout document marqué à vérifier avant de vous y fier. Notre méthode
Fait cité. Service-Public indique que chaque facture porte un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue.
Périmètre : Fiche sur les mentions de facture, vérifiée le 11 août 2026
Réserve : La fiche ne traite pas d’un changement de logiciel.
- Service-Public Entreprendre : Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? vérifié le 11 août 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre calcul ou déduction. Les textes lus ne décrivent pas la façon de poursuivre une séquence de numérotation lors d’un changement de logiciel.
Périmètre : Textes lus pour cette page
Réserve : D’autres textes peuvent traiter le sujet : à confirmer avec l’expert-comptable.
- Service-Public Entreprendre : Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? vérifié le 11 août 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait cité. Pour une facture électronique relevant de ce dispositif, les données de paiement passent par le statut « Encaissée », mis à jour par l’intermédiaire de la plateforme choisie pour l’émission.
Périmètre : Doctrine fiscale et statut des données de paiement
Réserve : Vise la TVA à l’encaissement, et exclut les opérations autoliquidées.
- BOFiP : BOI-TVA-DECLA-20-30-60 – Transmission des données de paiement 30/09/2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- DGFiP : Données de paiement à transmettre à l’administration MAJ août 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre calcul ou déduction. Dans l’exemple fictif, 10 jours et 11 jours à 650 € donnent 6 500 € et 7 150 €, soit 13 650 € pour le mois.
Périmètre : Exemple fictif
Réserve : À refaire avec vos missions.
Daté du 5 novembre 2026.
Notre avis. Nous conseillons de clôturer et de facturer le dernier mois dans l’ancien outil, puis de reprendre uniquement des soldes.
Périmètre : Bascule d’un logiciel de gestion d’affaires
Réserve : Bascule imposée en plein mois : coupure à date écrite.
Daté du 5 novembre 2026.