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Quelle Gestion d’affaires

Reprise de données

Archiver l’ancien logiciel sans le garder en vie

Votre situation : Vous quittez un logiciel de gestion d’affaires et quelqu’un propose de garder quelques licences pour consulter l’ancien historique.

Fermez l’ancien logiciel à une date décidée : un export lisible, contrôlé et rangé avec ses durées vous libère de l’éditeur, et dans notre exemple fictif il coûte 1 160 € sur trois ans, contre 10 800 € pour cinq licences gardées. Répétez d’abord sur un compte d’essai, puis exportez et n’effacez qu’après contrôle. Faites valider le support par votre expert-comptable. Si un contrôle ou un litige est ouvert, gardez l’accès, avec une date de fin écrite.

Notre avis

Fermez l’ancien logiciel à une date décidée, après un export contrôlé. L’archive doit pouvoir répondre à une demande sans ouvrir l’ancien outil.

Pourquoi

  • Dans notre calcul fictif, l’archive coûte moins d’un tiers du maintien de cinq licences dès la première année (920 € contre 3 600 €), et l’écart se creuse ensuite.
  • La fenêtre d’export varie de trois semaines à trois mois selon les textes lus, et certains contrats publics n’en disent rien.
  • Les durées sont longues : dix ans pour des pièces comptables, ce qui dépasse la durée de vie probable d’un abonnement.

Ce qui change le choix

Un contrôle ou un litige est ouvert, ou l’éditeur ne peut pas sortir un format exploitable : gardez l’accès le temps nécessaire, avec une date de fin écrite et revue.

L’ordre à suivre

  1. Lister ce qui doit rester retrouvable, avec sa durée.
  2. Répéter l’export sur un compte d’essai, puis le faire en lecture seule sur le compte réel, sans aucune suppression.
  3. Contrôler l’archive et restreindre son accès.
  4. Résilier, puis laisser passer la période de récupération avant tout effacement.

La fenêtre de sortie est plus courte que vous ne le pensez

Le premier risque est de découvrir le délai après la résiliation. Les contrats ne se ressemblent pas, et trois semaines n’ont rien à voir avec trois mois. Vérifiez votre propre contrat : ce tableau indique seulement ce qu’affichent les textes publics lus le 5 novembre 2026.

Que devient la donnée après la fin du contrat, d’après les textes lus.
ÉditeurFenêtre annoncéeÀ retenir
Odoo CloudBase désactivée 3 semaines, puis détruiteUne sauvegarde complète s’exporte à tout moment depuis le panneau de contrôle
Pennylane, paiement direct30 jours après la résiliation, puis suppressionSi l’abonnement passe par l’expert-comptable, tout passe par lui
Boond, conditions au 1er janvier 202730 jours après la fin du contrat, sans autre demandeLes anciennes conditions restent applicables jusqu’au 31 décembre 2026
atimeüsDemande dans les 60 jours après la finSur devis, à la charge du client, dans la limite des possibilités techniques
GryzzlyExport fourni sous 8 jours, disponible 3 moisFormat .csv ou standard ; l’accès peut être coupé à la fin
OOTI3 mois après suppression du compteExport depuis le profil, format non précisé
FitnetAucun délai dans le contrat publicLes informations sont supprimées à la résiliation : demandez un écrit

Ce que l’archive doit contenir, et combien de temps

Le code de commerce fixe dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives. L’article L102 B du livre des procédures fiscales prévoit six ans aujourd’hui, et une version publiée pour le 1er janvier 2027 le porte à dix ans, pour les documents dont le délai expire après cette date. Si vous purgez à six ans, revoyez cette règle.

Le temps de travail suit une autre logique. L’article D3171-16 du code du travail prévoit un an ou trois ans selon le cas, et le référentiel de la CNIL renvoie à ces durées. Les temps d’une consultante partie il y a huit ans ne suivent donc pas forcément la durée d’une facture. Séparez les dossiers selon leur durée, avec une date de purge, et faites confirmer cela par votre expert-comptable et votre référent données personnelles.

Le fichier des écritures comptables, ou FEC, sort en principe de votre comptabilité. Vérifiez que l’ancien logiciel n’en est pas la seule source.

Comparer le prix d’une licence dormante et d’une archive

Voici un exemple fictif. Conserver cinq licences à 60 € par mois coûte 3 600 € par an. Monter l’archive demande 2 jours internes à 400 €, soit 800 €, puis 120 € de stockage par an. Sur trois ans, la licence atteint 10 800 €, et l’archive 1 160 €.

Avec une seule licence à 20 € par mois, soit 720 € sur trois ans, le calcul s’inverse sur cette durée : la licence ne repasse au-dessus de l’archive qu’à la septième année (1 680 € contre 1 640 €). Le vrai argument dépasse donc le prix : une licence vous laisse dépendant d’un fournisseur dont vous ne contrôlez ni les hausses ni la durée de vie.

L’ordre qui évite de perdre quelque chose

Suivez ces étapes dans l’ordre. Tant que vous n’avez pas résilié, un retour reste possible. Ensuite, il dépend de la période de récupération de votre contrat.

  1. Répéter. Sur un compte d’essai avec données fictives, faites l’export complet pour apprendre le format.
  2. Exporter. Sur votre compte réel, seule une exportation en lecture seule et sans effet sur le compte est permise, jamais une suppression. Vérifiez avant si l’export est facturé.
  3. Contrôler. Comptez les missions, les factures et les pièces jointes, puis ouvrez dix documents au hasard.
  4. Ranger. Deux copies, accès restreint, un index, une date de purge par dossier.
  5. Résilier. Selon le préavis du contrat, sans cliquer sur un effacement anticipé.
  6. Laisser passer. Si votre contrat prévoit une période de récupération, n’effacez rien tant qu’elle court : elle peut servir à refaire un export en cas d’écart. Sans cette période, le contrôle doit être terminé avant de résilier.

Limites de cette page

Tableau limité aux textes publics lus : votre contrat particulier peut différer. Le support de conservation et le format d’origine des factures électroniques n’ont pas été traités ici : l’expert-comptable tranche. Aucun avis individuel, et le calcul est fictif.

Prochaine action

Relevez dans votre contrat le préavis et la fenêtre d’export, puis réservez la répétition sur un compte d’essai. Vérifiez si l’export est facturé, puis exportez en lecture seule, contrôlez et rangez avant de résilier, faites valider le support par votre expert-comptable, et n’effacez rien avant la fin de la période de récupération. Si un contrôle ou un litige est ouvert, ou si le format se révèle inexploitable, gardez l’accès avec une date de fin écrite, et demandez l’avis de votre expert-comptable.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : les conditions de Boond, Gryzzly, OOTI, atimeüs et Fitnet, le centre de confiance de Pennylane et la politique de confidentialité d’Odoo. Côté droit : l’article L123-22 du code de commerce, l’article L102 B du livre des procédures fiscales, l’article D3171-16 du code du travail et le référentiel de la CNIL. Relus le 6 novembre 2026 : les versions officielles DILA de L102 B actuelle et de 2027, ainsi que les I et II de l’article 36. Les autres fondements conservent leur date et leurs limites de lecture.

Le type indique s’il s’agit d’un fait cité, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Il n’atteste pas une lecture. Consultez le statut, la date et les limites des sources, puis vérifiez tout document marqué à vérifier avant de vous y fier. Notre méthode

  • Fait cité. La politique de confidentialité d’Odoo, datée du 24 septembre 2026, prévoit qu’une base hébergée sur Odoo Cloud reste désactivée 3 semaines après la résiliation, puis est détruite, et qu’une sauvegarde complète peut être exportée à tout moment.

    Périmètre : Politique de confidentialité d’Odoo

    Réserve : Format de la sauvegarde non précisé dans ce passage.

  • Déclaration de l’émetteur. Pennylane indique qu’une entreprise payant directement dispose de 30 jours après la résiliation pour exporter ses données, avant suppression.

    Périmètre : Centre de confiance de Pennylane

    Réserve : Déclaration de l’éditeur sur son centre de confiance, conditions générales non lues. Si l’expert-comptable est sur Pennylane, un plan collaboratif est proposé : les données restent s’il est accepté, et les 30 jours courent en cas de refus.

  • Fait cité. Les conditions de Boond applicables au 1er janvier 2027 prévoient, sans demande du client, une mise à disposition des données pendant 30 jours après la fin du contrat, puis leur effacement.

    Périmètre : CGV Boond, article 15.4

    Réserve : Réserve légale de conservation ; conditions particulières non publiques.

  • Fait cité. Les conditions d’atimeüs prévoient une demande de restitution dans les 60 jours suivant la fin du contrat, dans un format structuré, dans la limite des possibilités techniques, sur devis et à la charge du client.

    Périmètre : CGVU atimeüs, article 10.4

    Réserve : Articulation avec le règlement sur les données non établie.

  • Fait cité. Les conditions de Gryzzly prévoient un export de toutes les données sous 8 jours après la fin du contrat, en .csv ou format standard, disponible 3 mois, puis une suppression automatique.

    Périmètre : Conditions Gryzzly, article 12.2

    Réserve : Lecture de la version publique.

  • Fait cité. Les conditions d’OOTI prévoient qu’après suppression d’un compte, les données sont conservées trois mois pour permettre l’export depuis le profil.

    Périmètre : Conditions OOTI, article 8.2, applicables depuis le 25 janvier 2024

    Réserve : Format non précisé.

  • Fait cité. Le contrat public de Fitnet prévoit la suppression des informations à la résiliation et ne fixe ni délai ni procédure d’export.

    Périmètre : Contrat de service Fitnet, article 9.4

    Réserve : Un contrat particulier peut compléter ce texte.

  • Notre calcul ou déduction. L’article L123-22 du code de commerce prévoit une conservation de dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives, et l’article L102 B du livre des procédures fiscales passe de six à dix ans dans une version publiée pour le 1er janvier 2027.

    Réserve : Le II de l’article 36 vise les documents et pièces dont le délai expire après le 1er janvier 2027. Il ne nomme pas les livres et registres, ni le cas d’une échéance exactement à cette date. Le calcul à partir de l’ancien délai de six ans et l’absence de reprise d’un délai expiré restent notre lecture, sans commentaire officiel identifié dans la recherche bornée. Texte de L102 B et article 36 lus dans les versions officielles ciblées ; les autres fondements de la page ne sont pas relus dans cette passe.

  • Fait cité. L’article D3171-16 du code du travail prévoit un an ou trois ans selon le cas pour le suivi du temps, et le référentiel de la CNIL renvoie à ces durées.

    Périmètre : Code du travail et référentiel CNIL de 2026

    Réserve : Application à un outil de temps saisi : analyse du responsable de traitement.

  • Notre calcul ou déduction. Dans l’exemple fictif, cinq licences à 60 € par mois coûtent 10 800 € sur trois ans, contre 1 160 € pour l’archive.

    Périmètre : Exemple fictif

    Réserve : À refaire avec vos prix.

    Daté du 5 novembre 2026.