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Quelle Gestion d’affaires

Temps et CRA

Combien de temps garder les temps saisis

Votre situation : Votre outil propose une seule durée de purge pour les temps, votre délégué à la protection des données (DPO) demande de réduire, votre comptable demande de garder.

Ne réglez pas une seule durée. Le décompte du temps de travail reste un an à disposition de l’inspection, trois ans pour les forfaits en jours, mais un salarié peut réclamer des salaires sur trois ans. Un compte rendu d’activité (CRA) joint à une facture se traite selon nous comme une pièce comptable : dix ans. Pour le détail de pilotage, nous n’avons lu aucune durée : fixez-la selon son utilité. Un contrat ou un litige peut allonger le tout. Faites relire avant toute purge.

Notre avis

Séparez trois durées. Le décompte suit le code du travail, le CRA de facture suit la logique des pièces comptables, le détail de pilotage suit son utilité. Refusez un réglage unique. Faites relire votre grille par votre DPO, votre expert-comptable et votre conseil en droit social avant d’activer une purge.

Pourquoi

  • D3171-16 vise ce que l’inspection du travail peut demander, ce qui ne règle pas toute question de preuve.
  • L123-22 fixe dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives.
  • Garder tout dix ans par sécurité conserve des données de salariés que rien ne justifie.

Ce qui change le choix

Si votre CRA n’est jamais joint à une facture et ne la justifie pas, il ne relève peut-être pas des pièces comptables : votre expert-comptable tranche. Si vous déclarez du CIR, ajoutez une catégorie, parce que le dossier obéit à sa propre logique.

L’ordre à suivre

  1. Classez ce que vous gardez en trois objets : décompte, CRA de facture, détail de pilotage.
  2. Ne purgez pas le décompte à un an sans relecture : l’action en paiement des salaires court sur trois ans.
  3. Traitez le CRA joint à une facture comme une pièce comptable, après confirmation de votre expert-comptable.
  4. Réduisez le détail de pilotage dès qu’il ne sert plus, sans attendre une durée légale que nous n’avons pas trouvée.
  5. Contrat, contrôle ou litige en cours : suspendez la purge sur les données concernées.

Trois objets, trois horloges

Une même ligne de temps peut servir à trois choses : prouver la durée du travail, justifier une facture, piloter une marge. Tant que votre outil garde tout au même endroit, c’est vous qui devez faire ce tri.

Nos catégories et les textes qui les concernent. La qualification d’un document reste à confirmer chez vous.
ObjetTexte luDurée lueCe qu’il faut retenir
Décompte des heuresD3171-16, 1°Un an, ou la période de référence si elle est plus longueDurée de mise à disposition de l’inspection du travail
Récapitulatif d’astreinteD3171-16, 2°Un anMême logique
Jours des forfaitsD3171-16, 3°Trois ansMême logique
Réclamation de salaireL3245-1Prescription de trois ansDélai d’action : le texte ne parle pas de conservation
Pièces comptablesL123-22Dix ansVise les documents comptables et les pièces justificatives
Documents soumis au contrôle fiscalL102 BSix ans aujourd’hui, dix ans dans la version du 1er janvier 2027Voir la règle d’application plus bas
Détail de pilotage sans autre usageAucun luNon fixée par les textes lusÀ fixer selon son utilité, et à écrire

Pourquoi nous n’activerions pas une purge à un an

L’article D3171-16 dit ce que l’employeur tient à disposition de l’inspection du travail. Il ne dit pas que le document doit disparaître ensuite. Or l’article L3245-1 prévoit que l’action en paiement du salaire se prescrit par trois ans, et que la demande peut porter sur les trois dernières années. L’article L3171-4 prévoit qu’en cas de litige sur les heures, l’employeur fournit au juge les éléments justifiant les horaires réalisés.

Le référentiel de la CNIL cite les deux articles dans la même ligne sur le suivi du temps de travail. Il retient une conservation active jusqu’à l’émission du bulletin de paie, puis un archivage d’un an ou de la période de référence, et de trois ans pour les forfaits. Ce référentiel est présenté comme une aide à la décision.

Notre avis : une purge automatique à un an vous laisserait sans élément face à une demande portant sur la deuxième année. Ne l’activez pas seul. Le choix entre un an et trois ans se tranche avec votre DPO et votre conseil en droit social, et se documente.

Ce qui change le 1er janvier 2027

L’article L102 B du livre des procédures fiscales fixe aujourd’hui un délai général de six ans. La version publiée pour le 1er janvier 2027 le porte à dix ans, à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou de la date d’établissement des documents. Sa note précise qu’elle s’applique aux documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Deux cas fictifs, selon notre lecture. Une pièce établie le 15 mars 2022 atteindrait six ans le 15 mars 2028, donc après cette date : elle semble passer à dix ans, soit le 15 mars 2032. Une pièce établie le 10 mars 2020 a atteint six ans le 10 mars 2026 : nous ne lisons pas dans la note qu’elle renaît au titre de ce texte. Le code de commerce, lui, garde ses dix ans dans les deux cas.

Si une procédure interne mentionne « six ans » sans date, corrigez-la dès maintenant. Notre page sur la conservation comptable et fiscale traite ce changement en détail.

Le point de départ d’un livre ou registre est sa dernière opération. Le II de l’article 36 ne nomme pas ces objets, et une échéance exactement au 1er janvier 2027 reste à confirmer. Dans ces cas, conservez et faites valider la date avant toute purge.

Cinq ans : un chiffre à ne pas généraliser

Vous croiserez peut-être « la CNIL impose cinq ans ». Elle ne dit pas cela. Ce chiffre figure dans sa fiche et son référentiel pour les données de contrôle d’accès, quand elles servent au suivi du temps de travail : elles peuvent être conservées en archivage intermédiaire jusqu’à cinq ans, à titre de recommandation. Les journaux d’accès, eux, devraient disparaître après trois mois. Nous ne transposons pas ce chiffre aux temps saisis dans un logiciel d’affaires. Cette application reste une analyse de votre responsable de traitement.

Changer de logiciel n’arrête pas les horloges

Ces durées continuent quand le contrat s’arrête. Les conditions de Gryzzly prévoient un export sous huit jours après la fin du contrat, disponible trois mois, puis la suppression automatique. Le contrat public de Fitnet prévoit la suppression des informations à la résiliation. Ces clauses n’ont rien d’anormal, mais elles vous obligent à exporter avant de partir, dans un format consultable, avec le lien entre CRA et facture.

Demandez à votre éditeur trois choses : une durée par type de donnée, la possibilité de retirer le nom d’une personne tout en gardant le total de la mission, et l’export complet à la sortie. Nous n’avons pas vérifié ces fonctions chez les éditeurs : posez la question par écrit.

Limites de cette page

Cette page donne une lecture générale, sans avis juridique ou comptable. L102 B et l’article 36 ont été relus dans les textes officiels diffusés par la DILA le 6 novembre 2026. Le II de l’article 36 vise les documents et pièces dont le délai expire après le 1er janvier 2027. Il ne nomme pas les livres et registres, ni le cas d’une échéance exactement à cette date. Le calcul à partir de l’ancien délai de six ans et l’absence de reprise d’un délai expiré restent notre lecture, sans commentaire officiel identifié dans la recherche bornée. Toute la jurisprudence sur la preuve du temps de travail n’a pas été lue ; d’autres règles peuvent s’appliquer à votre activité ou à vos contrats.

Prochaine action

Listez ce que votre outil garde aujourd’hui et rangez-le dans les trois catégories. Faites valider la grille par votre DPO, votre expert-comptable et votre conseil en droit social. N’activez une purge qu’après cette relecture, d’abord sur une copie isolée avec des données fictives. Si un contrat, un contrôle ou un litige est en cours, suspendez la purge. Si vous déclarez du CIR, ajoutez sa catégorie.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : D3171-16, L3245-1 et L3171-4 du code du travail, L123-22 du code de commerce, et L102 B du livre des procédures fiscales dans sa version actuelle et sa version à venir. Nous avons aussi lu le référentiel de la CNIL sur les durées en ressources humaines (mis à jour le 20 mai 2026, lecture partielle), sa fiche sur le contrôle des horaires et les conditions de Gryzzly et de Fitnet. De la loi n° 2026-534, les I et II de l’article 36 ont été relus le 6 novembre 2026 dans le texte officiel. Relus le 6 novembre 2026 : les versions officielles DILA de L102 B actuelle et de 2027, ainsi que les I et II de l’article 36. Les autres fondements conservent leur date et leurs limites de lecture.

Le type indique s’il s’agit d’un fait cité, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Il n’atteste pas une lecture. Consultez le statut, la date et les limites des sources, puis vérifiez tout document marqué à vérifier avant de vous y fier. Notre méthode

  • Fait cité. L’article D3171-16 du code du travail fait tenir à disposition de l’inspection du travail, pendant un an ou la période de référence, les documents comptabilisant les heures, pendant un an le récapitulatif d’astreinte, et pendant trois ans les documents comptabilisant les jours des conventions de forfait.

    Périmètre : Version du 1er janvier 2017

    Réserve : Ce délai ne fixe pas toutes les durées utiles de preuve.

  • Fait cité. L’article L3245-1 du code du travail prescrit par trois ans l’action en paiement ou en répétition du salaire, à compter du jour où le titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits, et la demande peut porter sur les trois dernières années.

    Périmètre : Version du 17 juin 2013

    Réserve : Délai d’action, pas durée de conservation.

  • Fait cité. L’article L3171-4 du code du travail prévoit qu’en cas de litige, l’employeur fournit au juge les éléments justifiant les horaires effectivement réalisés.

    Périmètre : Version du 1er mai 2008

    Réserve : Le juge forme sa conviction aussi sur les éléments du salarié.

  • Fait cité. L’article L123-22 du code de commerce fixe à dix ans la conservation des documents comptables et des pièces justificatives.

    Périmètre : Version du 4 janvier 2003

    Réserve : Commerçants ; autres formes d’exercice à vérifier. Le CRA n’y est pas nommé. Légifrance inaccessible à cette relecture : dix ans recoupés sur Service-Public.

  • Notre calcul ou déduction. L’article L102 B du livre des procédures fiscales fixe aujourd’hui un délai général de six ans ; la version du 1er janvier 2027 le porte à dix ans, et sa note vise les documents dont le délai de conservation expire après cette date.

    Périmètre : Version en vigueur et version à venir, loi n° 2026-534, art. 36, citée par la note

    Réserve : Le II de l’article 36 vise les documents et pièces dont le délai expire après le 1er janvier 2027. Il ne nomme pas les livres et registres, ni le cas d’une échéance exactement à cette date. Le calcul à partir de l’ancien délai de six ans et l’absence de reprise d’un délai expiré restent notre lecture, sans commentaire officiel identifié dans la recherche bornée. Texte de L102 B et article 36 lus dans les versions officielles ciblées ; les autres fondements de la page ne sont pas relus dans cette passe.

  • Fait cité. Le référentiel de la CNIL cite, pour le suivi du temps de travail, une conservation active jusqu’à l’émission du bulletin de paie et un archivage d’un an ou de la période de référence, et de trois ans pour les forfaits, avec les articles D3171-16 et L3245-1.

    Périmètre : Référentiel publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026

    Réserve : Lecture partielle ; aide à la décision pour le responsable de traitement.

  • Fait cité. La CNIL indique que les données d’identification et de journalisation utilisées pour le suivi du temps de travail peuvent être conservées en archivage intermédiaire jusqu’à cinq ans, et que les journaux d’accès devraient être supprimés après trois mois.

    Périmètre : Fiche du 17 juin 2026 ; recommandation sur le contrôle d’accès

    Réserve : Cinq ans n’est pas une durée générale pour les temps saisis.

  • Fait cité. Les conditions de Gryzzly prévoient un export de toutes les données sous huit jours après la fin du contrat, disponible trois mois, puis la suppression automatique.

    Périmètre : Conditions de service non datées

    Réserve : Contenu réel de l’export non vérifié.

  • Fait cité. Le contrat de service public de Fitnet prévoit, à son article 9.4, la suppression des informations à la résiliation.

    Périmètre : Contrat public

    Réserve : Aucune procédure d’export n’y est fixée.

  • Notre calcul ou déduction. Traiter un CRA joint à une facture comme une pièce justificative relève de notre lecture, car l’article L123-22 ne nomme pas ce document.

    Périmètre : Notre lecture

    Réserve : À confirmer avec votre expert-comptable.

  • Notre calcul ou déduction. Selon notre lecture de la note de l’article L102 B, une pièce établie le 15 mars 2022 semble relever des dix ans, alors que nous ne lisons pas qu’une pièce dont les six ans ont expiré le 10 mars 2026 renaisse au titre de ce texte.

    Périmètre : Exemples fictifs

    Réserve : Lecture à confirmer ; le code de commerce reste à dix ans.

  • Notre avis. Nous déconseillons une purge automatique du décompte à un an sans relecture, parce que l’action en paiement des salaires court sur trois ans.

    Périmètre : Sociétés de services employeuses

    Réserve : Arbitrage à documenter par le responsable de traitement.

    Daté du 5 novembre 2026.