Reprise de données
Nettoyer clients et consultants avant la reprise
Votre situation : Vous préparez la reprise de vos clients, consultants et tarifs, et vos fichiers contiennent des années de lignes de qualité inégale.
Moins de lignes vaut mieux : fusionnez les doublons, écartez les clients et les personnes sans usage, datez chaque tarif, et complétez le SIREN des clients avant d’importer. Travaillez sur une copie, jamais dans le fichier de production. Si vous avez peu de lignes, une relecture à la main suffit. Ce nettoyage coûte une fois, alors qu’une erreur importée revient à chaque facture.
Notre avis
Nettoyez dans une copie de travail avant toute reprise, et supprimez du périmètre tout ce qui n’a pas d’usage. Un référentiel plus court se contrôle, se maintient et protège mieux les données personnelles.
Pourquoi
- Le nettoyage coûte une fois. Une erreur importée revient à chaque facture.
- Les tarifs et les coûts doivent porter une date, sinon la marge d’une mission en cours se calcule sur la mauvaise période.
- La facture électronique ajoute des mentions, dont le SIREN du client, qu’il vaut mieux compléter avant l’import.
Ce qui change le choix
Vous avez peu de lignes : une relecture suffit. Vous êtes tenu de garder une personne ou un client pour un litige ou un contrôle : conservez cette ligne dans l’archive, pas dans le référentiel actif.
L’ordre à suivre
- Fusionner les doublons de clients, avec un identifiant unique.
- Écarter les clients et les personnes sans activité récente, selon une règle écrite.
- Dater chaque tarif et chaque coût de revient.
- Compléter les champs dont dépendront les factures, dont le SIREN du client.
Quatre passages, dans cet ordre
Commencez par les doublons : c’est là que le gain est le plus immédiat. Le nom d’un client ne suffit pas, car « Dupont SA » et « DUPONT » peuvent être une seule société ou deux filiales. Cherchez par SIREN, le numéro qui identifie l’entreprise. Pour les filiales d’un groupe, gardez une ligne par société facturée.
Passez ensuite aux inactifs. Écrivez la règle avant de trier, par exemple « aucune mission ni facture depuis 24 mois et aucun solde », puis appliquez-la sans exception de confort. Le délai de 24 mois est un exemple à choisir selon vos cycles : aucun texte lu ne le fixe.
| Référentiel | Ce qu’il faut corriger | Le piège |
|---|---|---|
| Clients | Doublons, SIREN, adresse de facturation, conditions de paiement | Fusionner deux sociétés d’un même groupe |
| Consultants | Personnes présentes, date d’entrée, coût de revient daté | Importer un coût d’il y a trois ans |
| Sous-traitants | Société, contact, prix d’achat daté, documents de vigilance | Confondre le freelance et sa société |
| Tarifs | TJM (tarif journalier moyen) par mission, date de début, date de fin | Un seul tarif par client, sans date |
| Compétences et CV | Ce qui sert au staffing, et rien de plus | Reprendre tout un vivier ancien |
Les personnes ne se traitent pas comme des lignes de stock
Un référentiel de consultants contient des données personnelles. Vous êtes responsable de ce que vous y gardez. Le référentiel de la CNIL sur les ressources humaines fixe des durées selon les finalités, et traite la CV-thèque à part : jusqu’à 2 ans après le dernier contact pour un candidat non retenu.
La migration est le bon moment pour appliquer ces durées, car personne ne devrait découvrir un vieux CV dans un outil neuf. Si un collaborateur parti doit rester traçable pour un litige ou un contrôle, sa fiche va dans l’archive à accès restreint. Votre référent données personnelles confirme les durées applicables.
Le SIREN du client, à compléter maintenant
Le SIREN du client fait partie des mentions qui s’ajoutent avec la réforme de la facture électronique. Elles s’appliquent aux factures émises dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et au 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises. Service-Public et la DGFiP nomment ce numéro, alors que l’article 242 nonies A vise un numéro d’identification.
Compléter ce champ avant l’import vous évite de le corriger facture par facture. Ajoutez-le à la règle de contrôle : un client français actif sans SIREN ne passe pas, sauf s’il n’est pas une entreprise.
Un contrôle simple, et un retour possible
Travaillez dans une copie datée de chaque fichier, et laissez l’original intact. Prenons un fichier fictif de 1 200 lignes de clients : 180 sont des doublons, 680 restent inactives selon votre règle, et il en reste 340. Le contrôle consiste à retrouver ce total dans le fichier final, et un motif écrit pour chaque ligne écartée.
Répétez l’import sur un compte d’essai, avec des noms inventés. Si une fusion se révèle fausse, reprenez l’original et rejouez la correction. Toutes les lignes écartées restent ainsi récupérables jusqu’à la fin de la bascule.
Limites de cette page
Nous ne connaissons pas vos fichiers ni les règles d’import de votre futur logiciel. Les durées de conservation dépendent des finalités : le référentiel de la CNIL se lit avec votre délégué à la protection des données (DPO) ou la personne chargée de ce sujet. La règle d’inactivité proposée est un exemple, à fixer par vos soins.
Prochaine action
Faites une copie datée, écrivez votre règle d’inactivité, puis traitez les doublons, les inactifs, les tarifs et les SIREN dans cet ordre. Contrôlez le total et les motifs d’écart, puis répétez l’import sur un compte d’essai avec des données fictives. Si vous avez peu de lignes, relisez-les à la main. Si un litige ou un contrôle vous oblige à garder une ligne, mettez-la dans l’archive, pas dans le référentiel actif.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : la liste des mentions de facture de Service-Public et l’article 242 nonies A de l’annexe II au code général des impôts. Nous avons aussi lu le référentiel de la CNIL sur les durées de conservation en ressources humaines.
Le type indique s’il s’agit d’un fait cité, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Il n’atteste pas une lecture. Consultez le statut, la date et les limites des sources, puis vérifiez tout document marqué à vérifier avant de vous y fier. Notre méthode
Fait cité. Le SIREN du client fait partie des mentions de facture ajoutées, applicables aux factures émises dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, et au 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises.
Périmètre : Service-Public, FAQ DGFiP et article 242 nonies A de l’annexe II au CGI, version au 5 novembre 2026
Réserve : L’article vise un numéro d’identification ; Service-Public et la DGFiP nomment le SIREN. Service-Public le demande pour un client qui est une entreprise.
- Entreprendre.Service-Public.fr : Tout savoir sur la facturation vérifiée le 07/08/2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Légifrance : Article 242 nonies A de l'annexe II au CGI version en vigueur depuis le 01/01/2025 (décret n° 2024-1195), lue au 05/11/2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- DGFiP : Foire aux questions – Je découvre la facturation électronique Version du 01/09/2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait cité. Le référentiel de la CNIL sur les durées de conservation en ressources humaines traite la CV-thèque séparément, jusqu’à 2 ans après le dernier contact pour un candidat non retenu.
Périmètre : Référentiel publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026
Réserve : Lecture des passages utiles ; application à votre outil par le responsable de traitement.
- CNIL : Référentiel – Les durées de conservation des données – Gestion des ressources humaines publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026 ; lignes datées notamment du 29/01/2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre calcul ou déduction. Les textes lus ne fixent pas de délai au-delà duquel un client devient inactif dans un logiciel de gestion.
Périmètre : Lecture limitée aux textes de cette page
Réserve : Le délai de 24 mois est un exemple de méthode.
Daté du 5 novembre 2026.
Notre calcul ou déduction. Dans le fichier fictif, 1 200 lignes moins 180 doublons et 680 inactives laissent 340 lignes à reprendre.
Périmètre : Exemple fictif
Réserve : À refaire sur votre fichier.
Daté du 5 novembre 2026.
Notre avis. Nous conseillons de nettoyer sur une copie avant l’import, parce qu’une erreur importée revient ensuite à chaque facture.
Périmètre : Reprise de référentiels
Réserve : Peu de lignes : une relecture suffit.
Daté du 5 novembre 2026.