Reprise de données
Du tableur au premier logiciel : l’ordre des opérations
Votre situation : Vous pilotez vos missions et vos marges dans un tableur, et vous allez installer votre premier logiciel de gestion d’affaires.
Passez dans cet ordre : référentiels, tarifs datés, missions ouvertes, puis gel du tableur en lecture seule le jour de la bascule. N’importez pas le tableur tel quel : écrivez d’abord les règles cachées dans ses formules, ensuite extrayez des listes propres. Sans historique utile, saisissez seulement les missions ouvertes. Et vérifiez d’abord qu’un logiciel vous est nécessaire si vos missions restent simples.
Notre avis
Ne cherchez pas à importer le tableur : extrayez-en les listes propres, et écrivez ce qu’il calculait. Puis figez-le le jour de la bascule, sans exception.
Pourquoi
- Les formules portent vos règles de marge, parfois connues d’une seule personne.
- Un import direct fait entrer les cellules fusionnées, les totaux et les commentaires qui ne sont pas des données.
- Deux outils modifiables donnent deux marges, et personne ne sait laquelle croire.
Ce qui change le choix
Vous n’avez pas d’historique utile : sautez la reprise et saisissez les missions ouvertes. Vos missions sont simples et sans sous-traitance : vérifiez d’abord qu’un logiciel est nécessaire, car rester au tableur peut suffire.
L’ordre à suivre
- Faire une copie datée et comprendre ce que calculent réellement les formules.
- Importer les clients, les personnes et les sous-traitants.
- Ajouter les tarifs et les coûts, avec leurs dates.
- Créer les missions ouvertes avec leurs soldes, puis rejouer le dernier mois clos pour comparer la facture.
- Figer le tableur en lecture seule le jour de la bascule.
Avant d’exporter quoi que ce soit, lisez vos formules
Le tableur contient deux choses : des données et des décisions. La colonne « marge » suit peut-être une règle que seule votre DAF connaît : coût à 1,45 fois le salaire, ou frais de structure inclus à partir de 2024. Le nouvel outil appliquera sa propre définition.
Écrivez ces règles sur une page, en une phrase par colonne calculée. Cette page vous servira aussi à comparer les résultats du nouvel outil. Faites-la relire par la personne qui tient le fichier, car elle seule sait ce qui est manuel.
Faites également une copie datée du tableur, et ne la modifiez jamais. C’est votre point de retour.
L’ordre imposé par les dépendances
Une mission rattache un client, une personne et un tarif. Si ces lignes n’existent pas, l’import échoue, ou pire, il crée des doublons silencieux. Voici donc l’enchaînement, et le contrôle qui le ferme.
| Étape | Ce que vous importez | Contrôle avant de passer à la suite |
|---|---|---|
| 1 | Clients, personnes, sous-traitants, après nettoyage | Le nombre de lignes correspond à votre fichier propre |
| 2 | Coûts et TJM (tarif journalier moyen), avec dates | Trois personnes prises au hasard ont le bon tarif à la bonne date |
| 3 | Missions ouvertes et soldes | Le total vendu et le total facturé égalent ceux du tableur |
| 4 | CRA (compte rendu d’activité) du dernier mois clos | Ce mois refait la même facture que l’ancienne méthode |
| 5 | Gel du tableur | Fichier en lecture seule, mention « archive » et date en tête |
Répéter à blanc, puis figer pour de bon
Répétez les étapes 1 à 4 sur un compte d’essai, avec des noms inventés et deux missions fictives. Certaines offres le prévoient. Les conditions d’OOTI, par exemple, prévoient une période d’essai gratuite au terme de laquelle le compte reste accessible pour exporter ses données. Vérifiez les conditions de votre éditeur, et n’y mettez aucune donnée réelle.
Ensuite, faites la bascule. Si le contrôle de l’étape 4 échoue, revenez à la copie du tableur pour ce mois-là et corrigez le paramétrage : ce retour reste simple tant que vous n’avez émis aucune facture depuis le nouvel outil.
Le gel se fait le soir de la bascule. Toute correction passe dorénavant dans le logiciel. Une exception accordée à un manager suffit pour recréer deux versions de la marge.
Limites de cette page
Les noms de colonnes et le format d’import varient selon le logiciel : nous n’avons essayé aucun produit. La clause d’essai citée ne vaut que pour OOTI : vérifiez celle de votre éditeur. Le coefficient de coût cité est une illustration.
Prochaine action
Écrivez d’abord les règles de vos formules et faites une copie datée. Répétez l’ordre sur un compte d’essai avec des données fictives, puis planifiez le gel. Si vous n’avez aucun historique utile, saisissez uniquement les missions ouvertes. Si vos missions restent simples et sans sous-traitant, relisez notre page sur le maintien au tableur avant d’acheter.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : nos pages sur le tableur de marge et sur l’assemblage, la clause d’essai d’OOTI et l’aide d’export de Boond. Aucun logiciel n’a été essayé : nous décrivons un ordre de travail, à adapter au format d’import de votre outil.
Le type indique s’il s’agit d’un fait cité, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Il n’atteste pas une lecture. Consultez le statut, la date et les limites des sources, puis vérifiez tout document marqué à vérifier avant de vous y fier. Notre méthode
Fait cité. Les conditions d’OOTI prévoient une période d’essai gratuite et sans obligation, au terme de laquelle le client garde l’accès à son compte pour en exporter les données, sans accès aux services.
Périmètre : Conditions OOTI, article 5.2, applicables depuis le 25 janvier 2024
Réserve : Durée précisée sur le site ; lecture du texte, sans essai.
- AXONEPRO (OOTI) : OOTI – Terms and Conditions applicable as of 25 January 2024. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre méthode. L’ordre référentiels, tarifs, missions ouvertes découle des dépendances entre ces objets : une mission rattache un client, une personne et un tarif.
Périmètre : Reprise depuis un tableur
Réserve : Certains outils créent automatiquement des lignes, à vérifier.
Daté du 5 novembre 2026.
Notre avis. Nous conseillons de geler le tableur en lecture seule le jour de la bascule, parce que deux sources modifiables produisent deux marges.
Périmètre : Première informatisation
Réserve : Sans objet si aucun tableur n’a porté le pilotage.
Daté du 5 novembre 2026.