Société en régie qui lance ses premiers forfaits : faut-il changer d’outil ?

Le suivi qui suffit pour commencer

Un forfait fictif est vendu 60 000 € HT, avec 100 jours prévus à un coût de 420 € par jour. La marge prévue est de 18 000 €, soit 30 %. Chaque mois, une seule ligne : jours passés, reste à faire estimé par le chef de projet, total projeté.

Cette ligne vous dit presque tout. Si le total projeté passe à 125 jours, la marge tombe à 7 500 €, soit 12,5 %. À 143 jours environ, elle est nulle. Vous le voyez avant la fin, au moment où vous pouvez encore agir. Il faut surtout que le reste à faire soit estimé par quelqu’un qui connaît le travail : le budget moins le temps passé ne vous apprend rien.

Regardez d’abord ce que votre outil sait déjà

Plusieurs spécialistes de la régie lus documentent le forfait. L’aide de Boond décrit des groupes de livraisons par phase, des lots, des jalons, et un reste à faire saisi qui mesure l’avance ou le retard en jours. Le contrat de service de Fitnet liste le forfait et un bilan comparant le planifié, l’engagé et le reste à faire. Avant toute consultation, ouvrez votre outil et créez-y un forfait d’essai avec des données fictives.

Attention à une erreur de départ. L’aide de Boond précise que le choix entre régie et forfait ne peut plus être modifié une fois fait : un forfait créé comme une régie, pour aller vite, se traîne ensuite. Vérifiez la même règle chez votre éditeur.

Ce qui manque le plus souvent, d’après nos lectures, est l’avenant distinct. Pour vos premiers contrats, une ligne à part sur votre feuille fera l’affaire.

Les signaux qui justifient de changer

Nous ne fixons pas de nombre de forfaits ni de pourcentage de chiffre d’affaires : aucun chiffre lu ne le justifie. Trois signaux valent mieux qu’un seuil.

Le premier est le calcul de la marge à risque, c’est-à-dire ce que vous perdriez sur un an si l’aléa de chaque mode se produisait : quand le forfait passe devant la régie sur vos chiffres réels, le sujet est ouvert. Le deuxième est la feuille elle-même : si elle a besoin d’une demi-journée par mois ou de plusieurs auteurs, elle ne tient plus. Le troisième est la ressource partagée : dès qu’un même consultant passe de régie en forfait, vous ne pouvez plus lire sa charge ni sa marge sans croiser deux outils.

Quand le premier forfait est déjà gros

Prenons maintenant un forfait fictif de 400 000 € HT sur quatorze mois, avec 280 000 € de coûts prévus. Un dépassement de 20 % coûte 56 000 €. La marge prévue de 120 000 € tombe à 64 000 €. Si cette baisse de marge de 56 000 € dépasse ce que vous coûterait un outil sur trois ans, attendre n’a plus de sens. Comparez avec le coût de votre propre projet, sur devis, en incluant reprise et formation.

Ce contrat soulève aussi une question comptable, puisqu’il s’étend sur deux exercices au moins. Il peut relever des contrats à long terme de l’article 622-1 du plan comptable général, si les autres conditions sont réunies. L’article 622-6 prévoit alors de provisionner la perte globale probable, quelle que soit la méthode. Parlez-en à votre expert-comptable avant la signature.