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Quelle Gestion d’affaires

Facturation

Refacturer ses frais : au réel, au forfait, ou inclus

Votre situation : Vos consultants ou vos ingénieurs se déplacent chez le client, et vous devez décider comment facturer ces frais et comment votre outil doit les traiter.

Prenez le mode le plus simple que votre contrat autorise : frais inclus s’ils sont prévisibles, forfait par jour s’ils varient peu, réel sur justificatifs sinon. N’appelez pas débours un train acheté au nom de votre société : le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) réserve ce régime aux dépenses engagées au nom du client, avec mandat, reddition de compte, justification et compte de passage. Une clause précise du contrat l’emporte sur notre ordre.

Notre avis

Prenez le mode le plus simple que le contrat autorise, et n’utilisez presque jamais le débours. Le train acheté au nom de votre société n’en est pas un, même si vous le refacturez à l’euro près. L’outil doit garder le justificatif, rattacher le frais à la mission et lui appliquer la TVA.

Pourquoi

  • Le réel paraît le plus juste, mais il impose un justificatif par ligne et une relecture à chaque facture. Sur des trajets réguliers, le forfait évite ce travail.
  • Le débours exige notamment d’agir au nom du client. Un consultant qui réserve sur le compte de votre société agit pour vous.
  • Le mode décide qui porte l’écart. Son effet sur le taux de marge se lit à part, et notre page sur les frais et la marge traite ce calcul.

Ce qui change le choix

Une clause du contrat qui impose un plafond, une grille ou un justificatif décide à votre place. Un mandat explicite où le client vous charge de payer en son nom, avec une facture à son nom, ouvre la voie du débours : faites-la valider par votre expert-comptable.

L’ordre à suivre

  1. Ce que le contrat prévoit : une clause précise l’emporte sur tout le reste.
  2. Frais inclus dans le prix, si leur montant est prévisible et si votre chiffrage les intègre.
  3. Forfait par jour de déplacement, si les trajets se ressemblent.
  4. Frais au réel sur justificatifs, si les montants varient beaucoup ou si le client l’exige.
  5. Débours sans TVA : uniquement avec un mandat, au nom du client, et les trois autres conditions.

Qui porte l’écart selon le mode de frais

Une ESN qui place une consultante à 300 kilomètres n’a pas le même problème qu’un bureau d’études qui visite un chantier deux fois par an. Le tableau dit qui porte le risque, et ce que le logiciel doit faire dans chaque cas. C’est notre grille, sans valeur de norme.

Notre lecture des modes de frais. La clause du contrat prime sur cette grille.
ModeQui porte l’écartConvient quandCe que l’outil doit faire
Inclus dans le prixVousLes trajets sont rares ou prévisiblesSuivre les frais comme un coût, avec un budget sur la mission
Forfait par jourVous, à la margeLes déplacements se ressemblentCalculer le forfait depuis les jours validés, comparer au coût réel
Réel sur justificatifsLe clientLes montants varient, ou le client l’exigeLier chaque ligne à un justificatif, à la mission et à la TVA
DéboursLe client, dépense faite en son nomMandat explicite, facture du tiers au nom du clientSortir ces montants de la base de TVA et les passer en compte de passage

Pourquoi votre train n’est pas un débours

Le BOFiP pose quatre conditions pour exclure une somme de la base de TVA. La dépense est engagée au nom et pour le compte du mandant. Elle donne lieu à une reddition de compte précise. Sa nature ou son montant sont justifiés. Elle passe enfin en compte de passage. Il ajoute qu’il faut au moins trois personnes : le mandant, le mandataire et le fournisseur.

Le mandat doit être préalable et explicite, et le tiers doit voir que vous agissez au nom du client. Sans contrat écrit, la facture du tiers doit lui être adressée, ou mentionner que vous agissez pour lui.

Le BOFiP ajoute que les simples charges d’exploitation répercutées sur la clientèle ne peuvent être dissociées du prix. Le Conseil d’État a aussi jugé qu’un remboursement sans perte ni profit ne suffit pas, à lui seul, à établir que l’entreprise a rendu compte exactement de ses débours. Nous en déduisons que l’hôtel réservé par votre société et refacturé sans marge reste, en règle générale, dans votre base de TVA. Faites valider votre cas par votre expert-comptable.

L’erreur et le forfait, sur deux exemples fictifs

Votre société refacture 1 000 € HT de frais, sur une prestation taxée à 20 %, et les présente comme débours. Si les conditions manquent, 200 € de TVA n’ont pas été collectés. Le montant paraît faible, mais l’erreur se répète sur chaque mission où l’outil l’applique par défaut.

Pour un forfait, prenez 60 € par jour sur 20 jours : vous facturez 1 200 €. Si les frais réels atteignent 1 350 €, vous perdez 150 € sur la mission, et vous ne le verrez que si l’outil compare le forfait au coût réel. Un écart répété mérite une révision du forfait au renouvellement.

Boond et Odoo sur les frais : la démonstration à demander

L’aide de Boond publie que la production issue des ressources additionne les jours valorisés et les frais refacturés au client. La documentation d’Odoo prévoit de refacturer des dépenses et intègre ces dépenses à la rentabilité d’un projet. Nous n’avons pas lu chez eux le traitement d’un débours, ni celui d’un forfait de frais calculé sur les jours validés.

Demandez donc cette démonstration, sur un compte d’essai avec des données fictives : une ligne au réel avec justificatif et TVA, un forfait calculé sur des jours validés, un frais non refacturable. Si un mode débours existe, demandez ce qu’il contrôle. Une simple case qui retire la TVA est un risque.

Les outils de notes de frais eux-mêmes sortent de notre sujet : logiciel-note-de-frais.fr les traite.

Limites de cette page

Le BOFiP cité date de 2012 et de 2022. Les règles de TVA changent de code le 1er janvier 2027, et la référence à l’article 267 pourra évoluer : ne la recopiez pas dans un contrat sans relecture. Les taux de TVA de chaque frais, leur déduction et les usages sectoriels ne sont pas traités ici. Votre contrat prime, et votre expert-comptable valide le cas.

Prochaine action

Relisez la clause de frais de vos dix plus gros contrats. S’il y en a une précise, suivez-la. Sinon, choisissez le mode le plus simple et écrivez-le au prochain renouvellement. Vérifiez les lignes que votre outil traite sans TVA, et n’admettez un débours qu’avec mandat explicite, après avis de votre expert-comptable.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) du 11 mai 2022 sur les éléments exclus de la base de TVA (§ 200 à 230) et celui du 12 septembre 2012 sur les sommes remboursées aux intermédiaires (§ 70). Lues aussi : les documentations de Boond et d’Odoo sur les frais. L’article 267 du code général des impôts n’a pas été ouvert à part : nous le citons d’après le BOFiP.

Le type indique s’il s’agit d’un fait cité, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Il n’atteste pas une lecture. Consultez le statut, la date et les limites des sources, puis vérifiez tout document marqué à vérifier avant de vous y fier. Notre méthode

  • Fait cité. Le BOFiP subordonne l’exclusion de la base de TVA à des dépenses engagées au nom et pour le compte du mandant, à une reddition de compte précise, à une justification de leur nature ou de leur montant exact et à leur inscription dans des comptes de passage.

    Périmètre : BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 200, version du 11 mai 2022

    Réserve : Doctrine commentant le 2° du II de l’article 267 du CGI, non lu séparément.

  • Fait cité. Le BOFiP précise que ce régime suppose au moins trois personnes et exclut les dépenses engagées par un assujetti pour les besoins de sa propre entreprise.

    Périmètre : BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 210

    Réserve : Doctrine.

  • Fait cité. Le BOFiP exige un mandat préalable et explicite, le mandat tacite restant admis s’il est suffisamment vraisemblable, et une action au nom du mandant, qui se lit dans le contrat avec le tiers ou, à défaut, dans la facture de ce tiers.

    Périmètre : BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 220

    Réserve : Doctrine.

  • Fait cité. Le BOFiP indique que les charges d’exploitation répercutées sur la clientèle ne peuvent être arbitrairement dissociées du prix, et cite un arrêt selon lequel un remboursement sans perte ni profit ne suffit pas, à lui seul, à établir une reddition exacte des débours.

    Périmètre : BOI-TVA-BASE-10-10-30, § 230 ; CE, 17 mai 1985, n° 48414, cité par le BOFiP

    Réserve : Arrêt cité par le BOFiP, non lu séparément.

  • Fait cité. Le BOFiP de 2012 sur les opérations particulières rappelle que le 2° du II de l’article 267 du CGI vise les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants.

    Périmètre : BOI-TVA-BASE-10-20-40-20, § 70, version du 12 septembre 2012

    Réserve : Commentaire ancien, à lire avec le § 200 du BOI-TVA-BASE-10-10-30.

  • Notre calcul ou déduction. Une dépense de déplacement achetée par la société en son propre nom puis refacturée au client n’est en règle générale pas un débours, parce que la condition d’action au nom du client manque.

    Périmètre : Déduit des § 210 à 230

    Réserve : Dépend des faits ; à valider par l’expert-comptable.

  • Déclaration de l’émetteur. L’aide de Boond publie que la production issue des ressources additionne les jours valorisés et les frais refacturés au client, et la documentation d’Odoo prévoit de refacturer des dépenses et de les intégrer à la rentabilité d’un projet.

    Périmètre : Documentation publique

    Réserve : Traitement du débours non lu.

  • Notre calcul ou déduction. Dans les exemples fictifs, 1 000 € HT à 20 % représentent 200 € de TVA, et un forfait de 60 € sur 20 jours donne 1 200 € facturés, soit une perte de 150 € pour 1 350 € de frais réels.

    Périmètre : Exemples fictifs

    Réserve : Taux à vérifier selon la prestation.

    Daté du 5 novembre 2026.

  • Notre avis. Nous recommandons le mode le plus simple que le contrat autorise et une prudence particulière sur le débours, parce que ses conditions sont cumulatives.

    Périmètre : Sociétés de services

    Réserve : Une clause précise du contrat tranche.

    Daté du 5 novembre 2026.