Comptabilité
Rapprocher la marge du logiciel et le résultat : la procédure mensuelle
Votre situation : Votre direction ne croit plus la marge du logiciel, et vous voulez installer un rapprochement mensuel avec des responsables, un seuil et une règle pour les écarts qui le dépassent.
Expliquez chaque mois trois familles d’écart : produits non facturés ou facturés d’avance, sous-traitance réalisée dont la facture n’est pas reçue, salaires. Écrivez à l’avance un seuil d’écart inexpliqué. Au-dessus, la marge reste provisoire et une personne nommée cherche la cause. Dans notre exemple fictif, 3 100 € inexpliqués dépassent un seuil de 2 000 € : le chiffre reste provisoire. Sans sous-traitance ni forfait, et à terme échu, un rythme trimestriel suffit.
Notre avis
Faites ce rapprochement chaque mois, avec un responsable nommé et un seuil fixé à l’avance. Tant qu’un écart inexpliqué dépasse le seuil, marquez la marge comme provisoire et ne décidez rien de lourd sur ce chiffre. Une procédure courte suffit, à condition de la tenir tous les mois.
Pourquoi
- Les trois familles renvoient chacune à une personne : la facturation, les achats, la paie.
- Un écart qui revient au même endroit plusieurs mois de suite désigne un paramètre à corriger.
- Le rapprochement n’a pas besoin d’un outil de plus : un tableau daté et conservé suffit.
Ce qui change le choix
Sans sous-traitance ni forfait, et à terme échu : rythme trimestriel. Si votre comptabilité ne passe ses écritures de fin de période (factures à établir, produits d’avance) qu’une fois par an, travaillez sur un fichier de gestion, et convenez du périmètre avec votre comptable. Un contrat à long terme suivi à l’avancement ajoute une ligne au tableau : décidez de sa méthode avec votre expert-comptable.
L’ordre à suivre
- Fixer le périmètre : les mêmes missions, le même mois, dans les deux chiffres.
- Expliquer les trois familles d’écart, avec leur pièce.
- Comparer l’écart restant au seuil écrit à l’avance.
- Publier la marge, ou la marquer provisoire et nommer la personne qui cherche.
Qui fait quoi, avec quelle pièce
Cette procédure commence après la clôture de gestion. Pour le détail de chaque ligne, et d’où vient chaque écart, lisez notre page sur la marge affichée et la comptabilité. Ici, nous nous occupons des personnes et de leurs pièces.
| Famille d’écart | Lignes | Responsable | Pièce à joindre |
|---|---|---|---|
| Produits | Factures à établir, produits constatés d’avance | Personne qui facture | La liste du mois : factures à établir et produits d’avance |
| Achats | Sous-traitance réalisée, facture non reçue | Personne qui suit les achats | Temps validés du sous-traitant |
| Salaires | Salaires réels moins coût standard | DAF ou comptable | Total de paie du mois |
| Reste | Écart inexpliqué | Responsable du rapprochement | Note sur la cause, ou sur l’enquête ouverte |
Le seuil, et ce qu’il déclenche
Exemple fictif. Sur un mois à 200 000 € de production, la direction a écrit un seuil de 1 %, soit 2 000 €. La marge comptable avant régularisation est de 30 000 €. Les produits ajoutent 14 000 €, les achats retirent 6 000 €, les salaires ajoutent 1 900 €, ce qui donne 39 900 €. Le logiciel affiche 43 000 €.
Restent 3 100 € sans explication, au-dessus du seuil. La marge du mois part donc avec la mention « provisoire », et une personne nommée a jusqu’à une date écrite pour trouver. Le 1 % n’a rien d’une norme : nous l’avons pris pour l’exemple. Fixez le vôtre, sur la base de ce qui changerait une décision.
| Ligne | Montant |
|---|---|
| Marge comptable avant régularisation | 30 000 |
| Produits non facturés, nets de ceux facturés d’avance | + 14 000 |
| Sous-traitance réalisée, non reçue | − 6 000 |
| Salaires réels moins coût standard | + 1 900 |
| Marge expliquée | 39 900 |
| Marge du logiciel | 43 000 |
| Écart inexpliqué, seuil à 2 000 | 3 100 |
Lire douze mois plutôt qu’un
Gardez chaque rapprochement dans un même tableau, un mois par ligne. Un écart isolé peut avoir une cause simple. Le même signe sur la même famille pendant plusieurs mois désigne un paramètre : une liste de fin de mois incomplète, un sous-traitant oublié, un coût standard à revoir.
Conservez ces tableaux avec vos pièces de clôture. Le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP), la doctrine publiée par l’administration fiscale, inclut parmi les données que l’administration peut demander celles de gestion qui servent, même indirectement, à justifier une écriture, et il cite les marges. Votre expert-comptable dira ce qui entre dans ce champ chez vous.
Les règles qui évitent la mauvaise réunion
Trois règles suffisent. Le périmètre se fixe avant le calcul : mêmes missions, même mois, frais de structure traités de la même façon. Personne ne corrige un chiffre publié sans laisser de trace. La comptabilité reste la référence du résultat, et le logiciel celle du pilotage par mission.
Les textes rattachent à l’exercice les produits qui lui sont acquis (article 512-4 du plan comptable). Ils ne parlent pas du mois de gestion : cette application interne reste à convenir avec votre comptable.
Limites de cette page
Cette procédure ne remplace pas la révision de vos comptes. Le seuil et le calendrier sont des choix internes. Le commentaire du BOFiP date de 2018 et ne nomme pas les logiciels de gestion d’affaires. Nous n’avons testé aucun outil sur ce point.
Prochaine action
Faites le rapprochement du dernier mois clos avec votre comptable, en notant les personnes et le temps passé. Écrivez ensuite votre seuil et ce qu’il déclenche. Si vous n’avez ni sous-traitant ni forfait et que vous facturez à terme échu, gardez un rythme trimestriel. Si votre comptabilité ne passe ces écritures de fin de période qu’à la clôture annuelle, commencez par un fichier de gestion.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : articles 512-4 et 323-9 du plan comptable général, version au 1er janvier 2026, et un commentaire du Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) de 2018 sur les données de gestion. Le seuil de 1 % sert d’exemple : aucun texte lu ni aucune donnée de marché ne le fixe.
Le type indique s’il s’agit d’un fait cité, d’une déclaration, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Il n’atteste pas une lecture. Consultez le statut, la date et les limites des sources, puis vérifiez tout document marqué à vérifier avant de vous y fier. Notre méthode
Fait cité. Le plan comptable général rattache à l’exercice les produits qui lui sont acquis (article 512-4) et évalue les produits constatés d’avance au montant de la prestation restant à réaliser (article 323-9).
Périmètre : PCG, version au 1er janvier 2026
Réserve : Comptes de l’exercice : le mois de gestion en est une application interne.
- Autorité des normes comptables : Règlement ANC n° 2014-03 relatif au plan comptable général, version consolidée au 1er janvier 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait cité. Selon le BOFiP, l’administration peut demander les éléments de comptabilité analytique et de gestion qui concourent indirectement à une écriture, et le paragraphe cite les marges parmi les exemples.
Périmètre : BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40, § 230, version du 20/07/2018
Réserve : Commentaire ; les données sans lien avec la comptabilité sont hors champ (§ 240).
- BOFiP : BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 – Conservation et représentation des livres, documents et pièces comptables dans le cadre d'une comptabilité informatisée version en vigueur depuis le 20/07/2018. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre calcul ou déduction. Dans l’exemple fictif, 30 000 €, plus 14 000 €, moins 6 000 €, plus 1 900 € donnent une marge expliquée de 39 900 €, et l’écart avec les 43 000 € du logiciel atteint 3 100 €, au-dessus d’un seuil de 2 000 €.
Périmètre : Exemple fictif
Réserve : Le seuil de 1 % n’est pas une norme.
Daté du 5 novembre 2026.
Notre avis. Nous recommandons un rapprochement mensuel avec un responsable nommé et un seuil écrit à l’avance, au-delà duquel la marge reste provisoire.
Périmètre : Sociétés de services avec forfait ou sous-traitance
Réserve : Rythme trimestriel possible sans sous-traitance ni forfait, et à terme échu.
Daté du 5 novembre 2026.